Für Kanzleien und Steuerbüros
Akten, Mandantendaten, Fristenkalender: In einer Kanzlei hängt an der Technik mehr als Bequemlichkeit. Ich halte die Umgebung in Ordnung, in der Ihre Kanzleisoftware läuft, und arbeite dort, wo es geht, außerhalb Ihrer Sprechzeiten.
Ich arbeite allein und sage keine festen Reaktionszeiten zu. Was ich dafür tue: dafür sorgen, dass es seltener eilig wird, und im Ernstfall klar sagen, woran Sie sind.
Nicht die Technik unterscheidet eine Kanzlei von einem Handwerksbetrieb, sondern was passiert, wenn sie ausfällt.
Ein Vormittag ohne Zugriff auf die Akte ist in einer Kanzlei etwas anderes als anderswo. Deshalb liegt mein Schwerpunkt auf Vorbeugung: Updates in festen Fenstern, Überwachung im Hintergrund, Warnmeldungen, bevor ein Gerät ausfällt.
Wer technisch an Ihre Systeme darf, kann Mandatsdaten sehen. Dafür gibt es die Verpflichtung zur Verschwiegenheit und den Vertrag zur Auftragsverarbeitung. Beides lege ich Ihnen unaufgefordert vor.
Nicht nur Dateien, sondern auch die Datenbank der Kanzleisoftware, der Dokumentenbestand und die Postfächer. Und mindestens eine Kopie, an die ein Verschlüsselungstrojaner nicht herankommt. Mehr dazu auf der Seite Datensicherung.
Neustarts, Updates und Umstellungen lege ich auf den Abend oder das Wochenende. Am nächsten Morgen soll niemand merken, dass etwas passiert ist, außer dass es wieder rund läuft.
Für die Kanzleisoftware selbst bleibt Ihr Anbieter zuständig. Ich rede direkt mit dessen Support, wenn eine Störung zwischen Programm und Technik liegt, statt Sie zwischen zwei Hotlines hin und her zu schicken.
Der unspektakuläre Teil, der jeden Tag klemmt: Aktenscanner, Multifunktionsgeräte, Diktat auf dem Arbeitsplatz. Das gehört genauso in die Betreuung wie der Server.
Und wenn es brennt: Wenn am Abend vor einer Frist niemand mehr an die Akte kommt, erreichen Sie mich rund um die Uhr, auch am Wochenende, soweit ich verfügbar bin. Eine zugesicherte Rufbereitschaft ist das nicht, dafür bekommen Sie schnell eine ehrliche Antwort, ob und wann ich kann. Wie der Notdienst läuft
Ohne dass Sie danach fragen müssen, und bevor ich das erste Mal an Ihren Systemen arbeite.
§ 203 Abs. 3 StGB erlaubt es ausdrücklich, mitwirkende Personen einzubeziehen, verlangt aber deren Verpflichtung zur Verschwiegenheit. Die unterschreibe ich, gesondert und schriftlich.
Nach Art. 28 DSGVO, mit der Übersicht der technischen und organisatorischen Maßnahmen und der Liste der eingesetzten Dienste. Damit ist Ihre eigene Dokumentation vollständig.
Jede Fernwartungssitzung und jede Wartung ist im System festgehalten und dem jeweiligen Vorgang zugeordnet. Sie können auch Monate später nachlesen, wann an einem Gerät gearbeitet wurde und warum.
Für meine Arbeit besteht eine Berufshaftpflichtversicherung: eine Million Euro für Vermögensschäden, drei Millionen für Personen- und Sachschäden. Danach darf man fragen, ohne es aussprechen zu müssen.
Die kostenlose Bestandsaufnahme lege ich so, dass niemand gestört wird. Eine Stunde genügt meistens, um zu sehen, was steht und woran es hängt.
Verschwiegenheitsverpflichtung und Vertrag zur Auftragsverarbeitung unterschreibe ich, bevor ich Zugänge bekomme. Erst danach wird gearbeitet.
Zuerst die Überwachung, dann Zugänge und Dokumentation, dann die offenen Baustellen nach Dringlichkeit. Ihr bisheriger Dienstleister muss dafür nicht vorher gekündigt werden.
Wartung in festen Fenstern, Störungen über das Ticketsystem, Fernwartung ohne Umweg. Was ansteht, sage ich von selbst, bevor es dringend wird.
Kontakt
Ein paar Zeilen genügen: wie viele Arbeitsplätze, welche Kanzleisoftware, was gerade nervt. Die Bestandsaufnahme kostet nichts und lässt sich außerhalb Ihrer Sprechzeiten legen.