Benutzer und Postfächer
Neue Mitarbeiter anlegen, ausgeschiedene sauber abschalten statt einfach stehen zu lassen, Postfächer und Weiterleitungen einrichten, Verteiler pflegen.
Microsoft 365 · Exchange · Teams
Microsoft 365, ordentlich betreut.
Postfächer, Ablagen, Lizenzen und Anmeldungen: Microsoft 365 läuft zwar in der Wolke, betreut sich aber nicht von selbst. Ich richte es ein, halte es sauber und sage Ihnen, wenn etwas nicht stimmt.
Ich bin kein Systemhaus mit Hotline. Was ich hier beschreibe, ist laufende Betreuung mit Augenmaß. Wenn der Betrieb steht, gibt es zusätzlich den Notdienst, sofern ich verfügbar bin.
Leistungen
Was ich in Ihrem Mandanten übernehme
Microsoft nennt Ihren Bereich „Mandant“. Alles, was darin passiert, gehört gepflegt: wer darf was, wer zahlt wofür, und wer meldet sich gerade von wo an.
Lizenzen im Blick
Welche Lizenzen laufen, wer sie tatsächlich benutzt und welche Sie sich sparen können. Gerade hier zahlen Betriebe oft jahrelang für Konten, die niemand mehr öffnet.
Anmeldungen im Blick
Ich sehe, wenn sich jemand aus einem Land anmeldet, in dem Ihr Betrieb keine Kunden hat, oder wenn ein Konto auffällig oft scheitert. Auffälligkeiten melde ich Ihnen.
Ablagen und Berechtigungen
SharePoint und OneDrive so eingerichtet, dass jeder das findet, was er braucht, und nicht das sieht, was ihn nichts angeht. Auch beim Aufräumen alter Freigaben.
Geräte einrichten
Outlook, Teams und die Ablagen auf den Rechnern und Telefonen, die Ihre Leute wirklich benutzen. Einmal richtig, statt bei jedem Neustart wieder Anmeldefenster.
Ein Ansprechpartner
Wenn ich ohnehin Ihre IT betreue, ist Microsoft 365 kein Sonderfall, sondern läuft im selben Ticketsystem mit.
Sicherheit
Die vier Dinge, an denen es meistens hängt
Angriffe auf Microsoft 365 laufen selten spektakulär ab. Meist wird ein Passwort abgefischt und danach in aller Ruhe mitgelesen.
Zweiter Faktor für alle
Ein Passwort allein reicht heute nicht mehr. Der zweite Faktor auf dem Telefon ist der wirksamste Schutz, den es für Ihr Geld gibt, und er kostet nichts außer ein bisschen Umgewöhnung.
Heimliche Postfachregeln
Ein beliebter Trick nach einem geknackten Konto: eine Regel, die Rechnungen unsichtbar in einen Unterordner verschiebt. So merkt niemand, dass mitgelesen wird. Solche Regeln fallen bei der Durchsicht auf.
Konten, die niemandem gehören
Sammelpostfächer mit einem Passwort, das alle kennen, und Konten von Leuten, die längst gegangen sind. Beides gehört aufgeräumt, bevor es jemand anders findet.
Rechte, die zu weit reichen
Nicht jeder braucht Administratorrechte, und nicht jede Ablage muss für die ganze Firma offen sein. Das lässt sich im laufenden Betrieb Stück für Stück geraderücken.
Und der wichtigste Punkt zuerst: Microsoft 365 ersetzt keine Datensicherung. Was Microsoft übernimmt und was Sie selbst brauchen, steht auf der Seite Datensicherung.
Umstieg
Wenn Sie erst noch hin wollen
Der Umzug nach Microsoft 365 ist kein Hexenwerk, aber er will vorbereitet sein. So läuft er bei mir ab.
-
Ansehen, was Sie heute haben
Wie viele Postfächer, wie groß, welche Verteiler, welche Programme hängen daran. Erst danach lässt sich seriös sagen, was der Umstieg bedeutet.
-
Vorbereiten, während alles weiterläuft
Mandant einrichten, Benutzer anlegen, Adressen prüfen, Postfächer im Hintergrund vorab abgleichen. Ihr Betrieb merkt davon nichts.
-
Umschalten außerhalb der Arbeitszeit
Die eigentliche Umstellung lege ich auf einen Abend oder ein Wochenende, damit am nächsten Morgen alles läuft. Den Termin stimmen wir vorher ab.
-
Die ersten Tage danach
Erfahrungsgemäß tauchen in der ersten Woche Kleinigkeiten auf: ein Telefon, das sich nicht anmeldet, ein Scanner, der Mails verschickt, ein Drucker mit alter Adresse. Das räume ich mit ab.
Der Umstieg wird nach Stundensatz abgerechnet, Sie bekommen vorher eine Einschätzung, womit zu rechnen ist. Die Bestandsaufnahme davor kostet nichts.
Fragen
Was mich zu Microsoft 365 gefragt wird
Brauche ich Microsoft 365 überhaupt?
Nicht jeder Betrieb braucht es. Wenn Sie heute mit einem lokalen Server und Outlook gut zurechtkommen, ist ein Umstieg kein Selbstzweck. Sinnvoll wird es, wenn mehrere Leute von unterschiedlichen Orten auf dieselben Dateien und Postfächer müssen, wenn Ihr alter Mailserver in die Jahre kommt oder wenn Sie ohnehin neue Geräte anschaffen. Ich sage Ihnen ehrlich, wenn sich der Aufwand für Sie nicht lohnt.
Kaufen Sie die Lizenzen für mich ein?
Die Lizenzen laufen in aller Regel direkt über Ihr eigenes Microsoft-Konto, damit sie Ihnen gehören und Sie jederzeit unabhängig sind. Ich sage Ihnen, welche Art von Lizenz zu Ihrer Arbeitsweise passt, richte die Benutzer ein und behalte im Blick, was tatsächlich genutzt wird.
Wir zahlen für Lizenzen, die niemand nutzt. Merken Sie so etwas?
Ja, das fällt beim Blick auf die Benutzer regelmäßig auf: ausgeschiedene Mitarbeiter, doppelte Konten, ein zu großes Paket für jemanden, der nur ein Postfach braucht. Ich melde es Ihnen, entscheiden tun Sie.
Was passiert mit unseren alten E-Mails beim Umstieg?
Die ziehen mit um. Postfächer, Ordnerstruktur und Kalender werden übertragen, in aller Regel außerhalb Ihrer Arbeitszeit, damit am nächsten Morgen alles an seinem Platz ist. Vorher bespreche ich mit Ihnen, was mit sehr alten Beständen geschehen soll.
Ist Microsoft 365 automatisch gesichert?
Nein, und das ist der häufigste Irrtum. Microsoft sorgt dafür, dass der Dienst läuft, nicht dafür, dass Sie eine gelöschte Datei in einem halben Jahr noch bekommen. Was dazugehört und wie eine Sicherung aussieht, habe ich auf der Seite Datensicherung aufgeschrieben.
Betreuen Sie auch Teams und SharePoint?
Im üblichen Rahmen ja: Benutzer, Berechtigungen, Ablagen, die Einrichtung auf den Geräten. Was ich nicht mache, sind große Beratungsprojekte rund um Prozesse und Workflows. Dafür gibt es Spezialisten, und das sage ich Ihnen dann auch.
Kontakt
Wie sieht Ihr Microsoft 365 heute aus?
Ein paar Zeilen genügen: wie viele Postfächer, was daran hängt und was Sie stört. Ich sehe es mir an und sage Ihnen, was ich davon halte.
- Etwas funktioniert nicht
-
Zum Kundenportal
Bestandskunden melden Störungen wie gewohnt per Mail an den Support oder über das Kundenportal. Noch kein Kunde? Dann nutzen Sie das Formular oder rufen Sie an. - Alles andere
-
info (at) edvline.de
Angebote, Fragen zu den Paketen, allgemeine Anliegen. - Telefon
-
07031 / 68 11 80 ·
0177 / 619 27 34
Wenn es sich nicht schreiben lässt. - Anschrift
- EDVLINE · Michael Dettmann
Herrenbergerstraße 62
71069 Sindelfingen